Vieraiden saapumisilmoittautuminen

Kun olet käynyt oppaan läpi, saapumisilmoittautumisen linkki lähtee itsestään, tiedät, mitä vieraasi näkevät avatessaan sen, ja tiedät, mitä tehdä, kun joku ei ole täyttänyt sitä.

Miten tämä toimii

Jokainen hyväksytty varaus kohteessa, jolla vieraskirja on päällä, saa oman saapumisilmoittautumisen linkkinsä. Vieras avaa sen millä tahansa laitteella, täyttää kaikki majoittuvat ja lähettää sen. Heidän tietonsa menevät suoraan varauksen vieraslistaan ja vieraskirjaasi. Siihen menee heiltä noin kolme minuuttia, ja he voivat keskeyttää ja palata milloin tahansa.

Hyväksyntääsi odottavat pyynnöt eivät saa vielä linkkiä. Sen voi lähettää, kun varaus on hyväksytty.

Vaihe 1: Valitse, milloin linkki lähtee

Sivupalkki → Kohteet → kohteesi → Vieraskirja-välilehti → Saapumisilmoittautumisen linkki.

• Lähetä saapumisilmoittautumisen linkki: päällä, oletuksena 3 päivää ennen saapumista (1–14). Linkki lähtee sähköpostilla niin monta päivää ennen vieraan saapumista.
• Ei ennen kuin ennakkomaksu on maksettu: näkyy, kun kohde ottaa ennakkomaksuja. Linkki odottaa ennakkomaksua ja lähtee sitten.
• Muistuta, jos tietoja puuttuu: päällä, oletuksena 1 päivä ennen saapumista (1–13). Päivien määrän on oltava pienempi kuin linkillä. Vieraat, jotka ovat täyttäneet kaiken, eivät saa sitä.

Napsauta Tallenna. Sähköpostit lähtevät joka aamu kello 9.00 (Prahan aikaa) tai heti, kun varaus hyväksytään tai ennakkomaksu kirjataan sen jälkeen, kun linkin lähetysaika oli jo mennyt. Muistutus ei koskaan lähde itse saapumispäivänä.

Jos haluat mieluummin lähettää linkit itse, kytke Lähetä saapumisilmoittautumisen linkki pois. Voit yhä kopioida tai lähettää linkin jokaisesta varauksesta, ja muistutus seuraa edelleen.

Vaihe 2: Linkki varauksella

Avaa varaus → Vieraat ja saapumisilmoittautuminen. Saapumisilmoittautumisen linkki on ylhäällä, ja siinä on:

• Kopioi linkki: liitettäväksi WhatsAppiin, tekstiviestiin tai omaan sähköpostiisi. Kopiointi lasketaan lähettämiseksi, joten automaattinen sähköposti ei lähde tälle varaukselle.
• Lähetä sähköpostilla: lähettää sen nyt (katso alla).
• ⋯-valikko: Avaa vieraslomake nähdäksesi, mitä vieraasi näkee, ja Luo uusi linkki (vanha lakkaa toimimasta).

Linkin alla rivi kertoo, missä tilanne on: "Lähetetty sähköpostilla 12.10.", "Linkki kopioitu 12.10." tai Linkkiä ei lähetetty sekä se, mitä lähtee seuraavaksi: "Lähetetään sähköpostilla 18.10.", "Muistutus lähetetään 20.10., jos tietoja puuttuu edelleen." Jos varauksella ei ole sähköpostiosoitetta, rivi kertoo sen: kopioi linkki ja lähetä se itse.

Lähetä sähköpostilla

Napsauta Lähetä sähköpostilla. Kohdassa Lähetä saapumisilmoittautumisen linkki:

• Vastaanottaja: varauksen sähköposti, täytetty puolestasi. Jos korjaat sen, myös varauksen sähköposti muuttuu.
• Kieli: Čeština, English, Deutsch tai Polski, valittu sen kielen mukaan, jolla vieras varasi.

Napsauta Lähetä linkki. Osoite ja kieli tallennetaan varaukseen, joten muistutus käyttää niitä myös.

Mitä sähköposti sanoo

Saapumisilmoittautumisen linkki -sähköpostissa (ja Saapumisilmoittautumisen muistutuksessa) on Täytä vieraan tiedot -painike, rivi, jossa kerrotaan, että siihen menee noin 3 minuuttia ja ettemme koskaan pyydä kuvia tai skannauksia asiakirjoista, sekä tšekkiläisessä kohteessa syy, miksi laki sitä vaatii. Painike ja nämä rivit ovat kiinteitä. Niiden ympärillä oleva teksti on sinun muutettavissasi kohdassa Sähköpostipohjat.

Saapumisilmoittautumisen sähköpostit lähtevät tšekiksi, englanniksi, saksaksi tai puolaksi. Vieras, joka varasi toisella kielellä, saa englannin.

Mitä vieraasi näkevät

Vieraat avaavat linkin puhelimellaan tai tietokoneellaan. Se avautuu sähköpostin kielellä, ja he voivat vaihtaa sen ylhäältä kohdasta Kieli.

1. Tervetuloa: "Hoidetaan ilmoittautuminen" ja Aloita. Jos joku muu ryhmästä hoitaa asian, Joku toinen hoitaa tämän antaa koko saapumisilmoittautumisen hänelle.
2. Sähköposti: minne heidän linkkinsä menee, jotta he voivat jatkaa myöhemmin millä tahansa laitteella.
3. Kansalaisuus: millä passilla he matkustavat.
4. Ketkä majoittuvat: aikuiset ja lapset. He voivat lisätä sen, minkä jo tietävät. Linkki pysyy auki koko majoituksen ajan.
5. Jokainen muu aikuinen: Kirjoita itse tai Anna heidän tehdä se: kyseinen henkilö saa oman linkkinsä sähköpostilla ja näkee vain omat tietonsa.
6. Asiakirja: passi, henkilökortti (EU-, ETA- ja Sveitsin kansalaiset) tai oleskelulupa. Puhelimella he voivat Ottaa kuvan passista: alareunan koodi luetaan puhelimella, mitään ei ladata palvelimelle ja kuva poistetaan. Tai he Kirjoittavat tiedot.
7. Tiedot: nimet, syntymäaika ja kansalaisuus kaikille. Osoite, asiakirjan tyyppi ja numero aikuisille. Tšekkiläisessä kohteessa ulkomaalaiset antavat myös oleskelun tarkoituksen ja viisumin numeron, jos heillä on sellainen. Tšekin laki pyytää myös lapsen osoitteen ja asiakirjan: lapsi voi olla Vanhemman passissa tai hänellä voi olla Ei henkilöllisyysasiakirjaa.
8. Allekirjoitus: tšekkiläisessä kohteessa vähintään 15-vuotiaat ulkomaalaiset vieraat allekirjoittavat ilmoittautumislomakkeen näytöllä. Jos joku ei voi, häntä neuvotaan allekirjoittamaan paperilla mökillä.
9. Vapautukset: vieraat valitsevat mahdolliset majoitusmaksun vapautukset (65 vuotta täyttäneet, vammaiskortti, kunnan asukkaat, sen mukaan mitä tarjoat). Lapset vapautetaan syntymäajan perusteella automaattisesti.
10. Tarkistus: "Mitään ei ole vielä lähetetty." He tarkistavat kaiken ja napsauttavat Lähetä.

Sen jälkeen he näkevät Valmis. Tai jos majoitusmaksu on maksettava ja keräät sen saapumisilmoittautumisessa, vielä yhden maksuvaiheen.

Vieraat eivät voi muuttaa tietoja lähettämisen jälkeen. Muutokset kulkevat sinun kauttasi, jotta ne tavoittavat myös poliisin. He voivat yhä täyttää ne, joita ei vielä ole täytetty.

Majoitusmaksu saapumisilmoittautumisessa

Kytke Vieraat maksavat matkailijaveron saapumisilmoittautumisessa päälle kohteen Majoitusmaksu-lohkossa (katso Vieraskirja). Lähettämisen jälkeen varauksen tehnyt vieras näkee maksun ja valitsee:

• Maksa nyt: kohteesi maksupalvelun kautta kortilla. Kun se on tehty, he näkevät "Maksettu. Kiitos." ja saavat kuitin sähköpostilla.
• Maksa käteisellä saapuessa: heitä muistutetaan ottamaan summa mukaan.

Ilman kohteelle määritettyä maksupalvelua saapumisilmoittautuminen pyytää käteistä saapuessa. Vain varauksen tehnyt henkilö voi maksaa omasta linkistään.

Varauksella jokainen maksu näkyy Maksut-taulukossa merkinnällä Matkailijavero: "Kunnalle, ei osa varauksen hintaa". Se ei koskaan muuta varauksen omaa maksettu-tilaa, ja se jätetään tulojesi ulkopuolelle. Maksun hyvitykset tehdään maksupalvelussasi.

Vaihe 3: Seuranta

• Vieraskirja näyttää jokaisen majoituksen tilan: Linkki lähetetty, Osittain · 2 / 4, Valmis tai Tietoja puuttuu, kun saapumispäivä on mennyt. Käytä Keskeneräiset-suodatinta nähdäksesi, keiltä vielä puuttuu tietoja.
• Vieraslista varauksella näyttää jokaisen vieraan: Valmis tai Puuttuvat tiedot, ja sen, täyttikö Vieras vai Sinä. Napsauta Muokkaa täyttääksesi tai korjataksesi vieraan tiedot itse.
• Heidän oma linkkinsä: vieraan ikkunassa voit lähettää aikuiselle, joka ei ole valmis, hänen oman linkkinsä sähköpostilla. Näet, milloin se lähetettiin ja avattiin, tai että hän kertoi, ettei matkusta.
• Vahvista vapautus: kun vieras on vaatinut vapautusta, tarkista hänen asiakirjansa saapuessa ja vahvista se hänen ikkunassaan. Siihen asti vieras lasketaan raporteissasi maksavaksi.

Linkin pitäminen turvassa

Linkki toimii kuin salasana kyseisen majoituksen saapumisilmoittautumiseen. Jaa se vain vieraiden kanssa. Jos se päätyy paikkaan, johon se ei kuulu, käytä ⋯ → Luo uusi linkki: vanha linkki lakkaa toimimasta heti, ja vieraat, joilla se oli, näkevät "Tämä linkki ei enää toimi."

Linkki toimii, kunnes majoituksen henkilötiedot poistetaan (31. joulukuuta majoitusta seuraavana vuonna). Jos peruutat varauksen, linkki näyttää "Tämä varaus peruutettiin." Jos se hyväksytään uudelleen ennen saapumista, majoitus avautuu uudelleen samalla linkillä.

Ongelmanratkaisu

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Vieraskirja — Vieraskirja
• Sähköpostipohjat — Sähköpostipohjat
• Vierasyksiköt — Vierasyksiköt
• Maksujen vastaanotto kohteessa — Maksujen vastaanotto kohteessa