Kniha hostů

Po dokončení tohoto návodu budete mít knihu hostů u místa zapnutou a budete vědět, kam se údaje každého hosta zapíšou, jak se počítá poplatek z pobytu a který soubor stáhnout, když o něj požádá obec nebo policie.

Jak to funguje

Každá přijatá rezervace u místa se zapnutou knihou hostů se v knize stane pobytem. Každý pobyt má seznam hostů. Hosté si údaje vyplní sami přes odkaz na online check-in (viz Online check-in hostů), nebo je zapíšete vy. Cabintale údaje zkontroluje podle pravidel země, kde místo leží, spočítá poplatek z pobytu a připraví přehledy.

V knize jsou jen potvrzené a zaplacené rezervace. Žádosti čekající na schválení, blokované termíny a zrušené rezervace v ní nejsou.

Krok 1: Zapněte knihu hostů

V postranní nabídce → Místa → vaše nemovitost → záložka Kniha hostů. (Záložka se objeví, jakmile je místo uložené.)

1. Zapněte Vést knihu hostů pro toto místo.
2. Vyplňte Adresu ubytování — tiskne se na exporty knihy hostů.
3. Klikněte na Uložit nahoře na stránce.

Zbytek záložky nastavíte v dalších krocích. Všechno se ukládá spolu s místem.

Krok 2: Zkontrolujte pravidla

Karta Pravidla ukazuje, čím se kniha hostů u tohoto místa řídí — podle jeho země:

• Česko — štítek Pokryto. Údaje hostů i poplatek z pobytu se řídí českým zákonem: co musí každý host vyplnit, kdo je od poplatku osvobozený, hlášení cizinců policii a úřední tiskopisy.
• Obecná pravidla — štítek Obecná, pro všechny ostatní země. Základní údaje hostů (jméno, datum narození, státní občanství a doklad u dospělých); pravidla poplatku si nastavíte sami. Bez hlášení policii.

Kliknutím na Podrobnosti si přečtete pravidla celá, včetně právních zdrojů a data, kdy jsme je naposledy ověřili.

Krok 3: Nastavte poplatek z pobytu

V bloku Poplatek z pobytu:

• Obec — v Česku začněte psát a vyberte ji z oficiálního seznamu. Jinde název napište.
• Sazba za osobu a noc — sazba vaší obce. V Česku zákon dovoluje nejvýš 50 Kč. Pokud se poplatek nevybírá, nechte pole prázdné.

Česká místa nastavují také:

• Hlášení a platba — Každý měsíc, Každé čtvrtletí nebo Každého půl roku, jak stanoví vyhláška vaší obce.
• Splatné do dne — den v měsíci po skončení období, do kdy musí být hlášení a platba hotové.

Česká osvobození (děti do 18 let, hosté od 65 let, průkazy ZTP, pobyty delší než 60 dní a další) jsou zabudovaná — nenastavujete je.

Místa jinde nastavují také:

• Osvobozeni do věku — mladší hosté poplatek neplatí. Prázdné = 18; 0 = nikdo.
• Nejvýš zpoplatněných nocí na pobyt — prázdné = bez omezení.

Ať hosté zaplatí poplatek v check-inu

Zapněte Hosté platí poplatek z pobytu v check-inu a check-in si o poplatek řekne. Pokud má místo připojenou platební bránu, hosté mohou zaplatit online, nebo hotově při příjezdu; bez brány jim check-in řekne, ať zaplatí hotově při příjezdu. Co hosté uvidí, popisuje Online check-in hostů.

Krok 4: Hlášení cizinecké policii (česká místa)

Zahraniční hosty u českého místa musíte hlásit cizinecké policii přes Ubyport. V bloku Hlášení cizinecké policii vyplňte obě hodnoty z vaší registrace do Ubyportu:

• Číslo ubytovacího zařízení (IDUB) — 12 až 14 písmen nebo číslic.
• Zkratka — přesně 5 znaků.

Pod ním jsou Osvobození, o která hosté mohou požádat — ta, která si hosté mohou zaškrtnout v check-inu: Věk 65 let a víc a Průkaz ZTP nebo ZTP/P. Pokud některé nabízet nechcete, odškrtněte ho. Každou žádost potvrdíte v rezervaci (viz krok 6).

Krok 5: Najděte své pobyty

V postranní nabídce → Kniha hostů. Panel ukazuje všechna místa se zapnutou knihou — každé se Záznamy, Přehledy a Nastavením. Když máte víc míst, nahoře je najdete pohromadě pod Všechny záznamy.

Kniha ukazuje vždy jeden rok (šipkami rok změníte), seskupený po měsících, nejnovější nahoře. Záhlaví každého měsíce sečte pobyty, hosty, poplatek z pobytu a kolik hostů ještě chybí.

Každý řádek ukazuje hlavního hosta a kolik je dalších, jejich státní občanství, kolik hostů je třeba hlásit policii a kolik je nevyplněno, termín, poplatek z pobytu a stav:

Přes Hledat jméno hosta… najdete pobyt podle jména kteréhokoli hosta, filtry Vše, Chybí údaje a Cizinci seznam zúží. Kliknutím na řádek otevřete rezervaci.

Krok 6: Hosté u rezervace

Otevřete rezervaci → Hosté a check-in. Nahoře je Odkaz na check-in s tlačítky Kopírovat odkaz a Poslat e-mailem — viz Online check-in hostů.

Pod ním je Seznam hostů s jedním řádkem na hosta. Začíná jedním prázdným řádkem na každého hosta z rezervace — děti dostanou vlastní řádky, když rezervace používá jednotku hostů označenou Děti (do 18 let) (viz Jednotky hostů). Jméno hlavního hosta se doplní z rezervace.

Každý řádek ukazuje hosta, jeho zemi (u cizinců na českém místě se štítkem Hlásit policii), Kompletní nebo Chybí údaje a kdo údaje vyplnil — Host nebo Vy.

Přidejte nebo opravte hosta

Klikněte na Přidat hosta, nebo na Upravit u řádku. Dialog hosta se ptá na:

• Jméno, Příjmení, Datum narození
• Dospělý nebo dítě — z platného data narození se nastaví samo
• Státní občanství
• Adresa bydliště
• Druh dokladu a Číslo dokladu — občanský průkaz, cestovní pas, povolení k pobytu nebo jiný doklad. Na českém místě může být dítě také Zapsán v cestovním dokladu rodiče nebo Bez průkazu totožnosti.
• Na českém místě u cizinců: Účel pobytu a Číslo víza u hostů mimo EU, EHP a Švýcarsko
• Osvobození od poplatku — u dětí se nastaví samo podle data narození; u ostatních, kdo jsou osvobození, vyberte důvod

Klikněte na Uložit hosta. Pobyt pojme až 30 hostů.

Hosta můžete odebrat tlačítkem Odebrat hosta do dne příjezdu. Potom už jeho údaje jen opravte.

Potvrďte osvobození, o které host požádal

Pokud host v check-inu zaškrtl osvobození — „Host uvádí, že má 65 let nebo víc a je od poplatku osvobozený“ — při příjezdu zkontrolujte jeho doklad a v jeho dialogu klikněte na Potvrdit osvobození. Do té doby se počítá jako plátce.

Historie změn

Jakmile je host vyplněný, každá další změna se zapíše do Historie změn dole v dialogu: co se změnilo, z čeho na co, kdo to změnil (Vy, Host nebo Automaticky (Cabintale)) a kdy. U adresy, čísla dokladu a víza je vidět jen to, že se změnily, nikdy hodnoty.

Rezervace, kterou nejde smazat

Ode dne příjezdu je rezervace s vyplněným hostem součástí knihy a smazat ji půjde až po odstranění jejích osobních údajů (viz Jak dlouho knihu uchováváme). Před příjezdem se smazáním rezervace smaže i její seznam hostů.

Poplatek z pobytu u rezervace

Karta Rozpis ceny u rezervace ukazuje řádek Poplatek z pobytu: sazba × noci každého platícího hosta. Děti a osvobození hosté se počítají jako nula. Když hostovi ještě chybí datum narození, je částka označená ~ odhad.

• Zapněte Přičíst k ceně a poplatek se přičte k tomu, co host platí — v odkazech k platbě pak bude jako samostatná položka.
• Když se poplatek později změní (přibude host, potvrdíte osvobození), řádek ukáže Neaktuální — klikněte na Aktualizovat.
• Rezervace si drží sazbu, se kterou vznikla, takže pozdější změna sazby existující pobyty nezmění.
• Poplatek z pobytu se nikdy nepočítá do vašich tržeb — patří obci.

Když hosté platí poplatek v check-inu, každá platba se objeví v tabulce Platby u rezervace jako Poplatek z pobytu, „Pro obec, není součástí ceny rezervace“, a když se částky liší, i s řádkem Poplatek z pobytu zbývá zaplatit nebo Poplatek z pobytu přeplacen. Tyto platby nikdy nemění stav zaplacení samotné rezervace. Zatímco host poplatek v check-inu platí nebo už zaplatil, Přičíst k ceně nejde, aby se poplatek nikdy neúčtoval dvakrát.

Krok 7: Přehledy

V postranní nabídce → Kniha hostů → vaše místo → Přehledy. Vyberte Měsíc, Čtvrtletí, Pololetí nebo Rok. České místo se otevře na období, které právě skončilo, i s datem splatnosti.

Blok poplatku — Podklady pro obec u českého místa, Poplatek z pobytu jinde — ukazuje hosty, zpoplatněné a osvobozené osobonoci, poplatek k zaplacení, tabulku po měsících a osvobození podle důvodu. Zkontrolujte před odesláním vypíše pobyty, jejichž poplatek je zatím odhad, s odkazem na každý. Cabintale připraví čísla — hlášení a platbu obci odesíláte vy.

Ke stažení

U Souboru pro Ubyport klikněte na Zkontrolovat a stáhnout. Cabintale nejdřív období zkontroluje: hosty, kterým chybí údaje potřebné pro Ubyport (s odkazem na každou rezervaci), chybějící IDUB nebo zkratku, nebo že není koho hlásit. Když je všechno v pořádku, klikněte na Stáhnout UNL a soubor nahrajte do Ubyportu.

Jak dlouho knihu uchováváme

Kniha hostů je vaše. Každý rok (pobyty s příjezdem v tom roce) u nás zůstane do konce následujícího roku — pak osobní údaje hostů smažeme. Čísla poplatku zůstanou.

• Celý rok na stránce Přehledy stáhne jeden ZIP s oběma knihami pro všechna místa a soubor README. Dokud rok běží, Stáhnout dosavadní stáhne, co v něm zatím je.
• Každý leden vám pošleme e-mail, že loňská kniha je uzavřená, a nástěnka ukazuje Stáhněte si knihu hostů do chvíle, než ji stáhnete.
• Každý prosinec pošleme poslední výzvu: osobní údaje z předloňského roku smažeme 31. prosince.

V Česku po vás zákon chce knihu uchovávat 6 let, takže si každý rok stáhněte a dobře uložte.

Rušíte účet? Máte ještě 90 dní na to, abyste se přihlásili a knihu hostů stáhli. Potom se smaže se zbytkem účtu.

Řešení problémů

Související návody

• Online check-in hostů — Online check-in hostů
• Jednotky hostů — Jednotky hostů
• E-mailové šablony — E-mailové šablony
• Přijímání plateb na ubytování — Přijímání plateb na ubytování
• Přehled rezervací — Přehled rezervací