Po dokončení tohto návodu dostanete e-mail vždy, keď hosť rezervuje – a budete vedieť, čo e-mail obsahuje, čo nie a kde hľadať, keď nepríde.
Čo budete potrebovať
- Ubytovanie v časti Ubytovania alebo službu v časti Služby
- Potvrdený e-mail účtu v Nastavenia → Účet (tam chodia upozornenia)
- ~3 minúty
- E-maily o nových rezerváciách zapnuté (alebo vypnuté) pre každé ubytovanie
- Jasnú predstavu, čo dnes e-mail spúšťa (a čo nie)
- Istotu, že vaša schránka udrží krok s vaším widgetom
Krok 1: Otvorte ubytovanie
Bočné menu → Ubytovania → vaše ubytovanie (alebo Služby → vaša služba) → posuňte sa k časti Upozornenia. Prepínač Upozorniť ma určuje, či dostanete e-mail, keď príde nová rezervácia.
Ak nechcete e-maily pri každej rezervácii – napríklad prehľad už aj tak kontrolujete každú hodinu – vypnite ho a zvyšok preskočte.
Krok 2: Prepnite a uložte
Kliknite na prepínač a potom hore na stránke na Uložiť. Zmena sa prejaví okamžite.
Čo dnes spúšťa e-mail
| Udalosť | Odošle sa e-mail? |
|---|---|
| Hosť odošle novú rezerváciu cez widget | Áno (ak je Upozorniť ma zapnuté) |
| Potvrdíte čakajúcu žiadosť | Nie |
| Zmeníte stav rezervácie ručne | Nie |
| Upravíte termíny alebo údaje hosťa v rezervácii | Nie |
| Synchronizácia iCal importuje nové rezervácie | Nie |
| Ručne vytvoríte rezerváciu v administrácii | Len ak to zaškrtnete v otázke Odoslať e-maily k tejto rezervácii? |
E-mail o novej rezervácii je dnes jediný e-mail pre ubytovateľa. Všetko ostatné uvidíte v prehľade Rezervácie.
Čo je v e-maile
E-mail pre ubytovateľa je vo formáte HTML a obsahuje:
- Predmet v jazyku vášho účtu: „Nová rezervácia“ alebo v češtine „Nová rezervace“.
- Podrobnosti rezervácie – meno hosťa, e-mail, telefón, termíny (alebo dátum + čas pri službách), celkovú sumu, poznámky hosťa a riadok Hostia s rozpisom podľa jednotiek (napr. „2 dospelí, 1 dieťa“), ak máte nastavené jednotky hostí, inak len počet.
- Odpoveď ide na e-mail hosťa. Kliknite na Odpovedať a píšete hosťovi priamo. Žiadne kopírovanie adries.
- Riadok so stavom – žiadosť čakajúca na vaše schválenie začína „Stav: Čaká na vaše schválenie“.
- Dva odkazy – „Zobraziť rezerváciu“ (otvorí detail rezervácie v administrácii) a „Spravovať upozornenia“ (zavedie vás späť na túto stránku nastavení).
Kam e-mail ide
Na e-mail vášho účtu – nastavuje sa v Nastavenia → Účet → E-mail. Dnes neexistuje samostatné pole „e-mail pre upozornenia“, ani kópia, ani skrytá kópia. Ak chcete, aby upozornenia chodili inam, zmeňte e-mail účtu alebo si vo svojej schránke nastavte preposielanie.
Čo dostanú hostia
Hostia dostanú automatický potvrdzovací e-mail tiež, ovláda ho vlastný prepínač – Posielať hosťom potvrdzovací e-mail – hneď pod Upozorniť ma v tej istej časti Upozornenia. Predvolene je zapnutý.
Odíde v okamihu vytvorenia rezervácie: „Vaša rezervácia je potvrdená“ pri okamžitej rezervácii, „Ďakujeme za vašu žiadosť o rezerváciu“ pri žiadosti. Odíde znova vždy, keď sa zmení stav platby – prijatá záloha, zaplatené celé alebo vyrovnaný doplatok majú každé vlastný nadväzujúci e-mail. Píše sa v jazyku, ktorý hosť použil vo vašom widgete, nie v jazyku vášho účtu.
Ak vytvoríte rezerváciu ručne, pred odoslaním čohokoľvek sa vás opýtame: otázka Odoslať e-maily k tejto rezervácii? s dvoma prepínačmi, Upozorniť ma a Poslať potvrdenie hosťovi. Oba sú predvolene zaškrtnuté podľa vašich nastavení, ale nemôžete zaškrtnúť prepínač, ktorý máte v nastaveniach vypnutý, ani ten pre hosťa, ak rezervácia nemá e-mail hosťa. Otázka sa zobrazí len pri vytvorení rezervácie, nie pri úprave – takže neskoršia oprava ceny hosťovi znova e-mail neposiela. Zablokovanie dátumov nikdy nič neodošle, ani vám, ani hosťovi – nie je to skutočná rezervácia.
Jedna výnimka: ak hosť zaplatí celú sumu poukazom pri objednávke, dnes žiadny potvrdzovací e-mail neodíde; dostane len potvrdenie na obrazovke.
Samotný e-mail nesie rovnaký rozpis Hostia ako váš (napr. „2 dospelí, 1 dieťa“ – pozrite jednotky hostí), termíny alebo dátum a čas, prípadné doplnky, vlastné poznámky hosťa, súhrn platby, keď je relevantný (Zaplatená, Záloha prijatá plus Zostáva doplatiť, alebo Celkom zaplatené) a číslo rezervácie v pätičke. Odpoveď ide na e-mail vášho účtu, takže ak hosť klikne na Odpovedať, dostanete to vy.
Text každého e-mailu pre hostí môžete prepísať, v každom jazyku, v ktorom hostia rezervujú – žiadosť o rezerváciu, potvrdenie, platobný odkaz, potvrdenie objednávky aj e-maily ku check-inu. Pozrite E-mailové šablóny.
Spoľahlivosť
E-maily odchádzajú cez Postmark. Ak Postmark nefunguje alebo váš e-mail sa vráti, rezervácia sa aj tak uskutoční – Cabintale rezervácie pre zlyhanie e-mailu neblokuje. Jednoducho ju vo svojej schránke neuvidíte, kým nepríde ďalšia. Rezervácia je v prehľade vždy, bez ohľadu na to.
Riešenie problémov
| Príznak | Príčina | Riešenie |
|---|---|---|
| Nové rezervácie existujú, ale e-mail neprišiel | Prepínač je vypnutý, e-mail skončil v spame alebo je e-mail účtu nesprávny | Skontrolujte Upozorniť ma pri ubytovaní; pozrite priečinok so spamom; overte e-mail účtu v Nastavenia → Účet |
| Dostal som e-mail pri jednej rezervácii, ale pri ďalšej nie | Postmark narazil na prechodné vrátenie; alebo je schránka príjemcu plná | Rezervácia je stále v prehľade – ten je zdrojom pravdy. Ak sa to opakuje, kontaktujte podporu |
| Chcem, aby e-maily chodili do tímovej schránky, nie na osobný e-mail | Viac príjemcov dnes nie je podporovaných | Zmeňte e-mail účtu na tímovú schránku alebo si nastavte preposielanie zo svojej schránky |
| Môj hosť nedostal potvrdzovací e-mail | Posielať hosťom potvrdzovací e-mail je pri danom ubytovaní/službe vypnuté, nebol zadaný e-mail hosťa, alebo bola rezervácia zaplatená celá poukazom | Zapnite Posielať hosťom potvrdzovací e-mail v časti Upozornenia; skontrolujte, že e-mail hosťa je v rezervácii; poukaz pokrývajúci celú sumu dnes e-mail hosťovi nespúšťa |
| E-maily končia v spame | Reputácia odosielacej domény alebo filtrovanie vo vašej schránke | Pridajte support@cabintale.com medzi dôveryhodných odosielateľov |
Súvisiace návody
- Základné informácie o ubytovaní – Základné informácie o ubytovaní
- Prehľad rezervácií – Prehľad rezervácií
- Jednotky hostí – Jednotky hostí
- E-mailové šablóny – E-mailové šablóny
- Nastavenia účtu – čoskoro