E-mailové šablóny

Po dokončení tohto návodu budete vedieť, ktoré e-maily pre hostí môžete prepísať, ako upraviť e-mail v každom jazyku, ako si ho overiť skôr, než ho uvidí hosť, a aký text hosť skutočne dostane.

Nemusíte robiť nič

Každý e-mail pre hostí už odchádza s naším predvoleným textom v 34 jazykoch. Šablónu otvoríte, len keď chcete povedať niečo po svojom – srdečnejšie privítanie, popis cesty ku schránke s kľúčom, poznámku o saune. Čokoľvek, čoho sa nedotknete, ďalej používa náš text.

Krok 1: Otvorte E-mailové šablóny

Bočné menu → Nastavenia → E-mailové šablóny. Stránka vypisuje e-maily, ktoré Cabintale posiela vašim hosťom, zoskupené podľa okamihu:

• Rezervácie – Žiadosť o rezerváciu prijatá, Potvrdenie rezervácie
• Platby – Doplatok prijatý, Platobný odkaz, Platba neprešla
• Objednávky – Potvrdenie objednávky (len ak predávate produkty alebo poukazy)
• Kniha hostí – Odkaz na check-in, Pripomienka check-inu (len ak má ubytovanie zapnutú knihu hostí)

Skupiny pre to, čo skutočne predávate, sú prvé. Ak predávate viac poukazov a produktov, než prijímate rezervácií, Objednávky sa presunú navrch.

Čo vám každá karta hovorí

• Kedy sa odosiela – napr. „Hneď po potvrdení rezervácie a znova po zaplatení zálohy alebo celej ceny.“ Karty check-inu čítajú vaše skutočné nastavenia ubytovania, napr. „3 dni pred príchodom (nastavenie ubytovania)“ alebo „Vypnuté — odkaz pošlete alebo skopírujete z rezervácie“.
• Jazykové štítky – až tri kódy jazykov, v ktorých ste napísali vlastný text, potom +N. Kliknutím na +N uvidíte každý jazyk s vlastným textom a kedy bol naposledy upravený. Predvolený text znamená, že tento e-mail ste ešte nezmenili.
• Neodosiela sa pre N ubytovaní – len pri e-mailoch o rezervácii. Tieto ubytovania alebo služby majú vypnuté Posielať hosťom potvrdzovací e-mail, takže sa im tento e-mail neodosiela vôbec. Kliknutím preskočíte na prvé z nich.

Ktoré e-maily môžete upraviť

Text pre znamená, že môžete napísať iný text pre rezerváciu ubytovania, rezerváciu služby, poukaz alebo produkt – služba nemá odchod ani adresu, takže jej text zvyčajne znie inak. Verzie znamená, že jeden e-mail má viac textov pre rôzne okamihy: potvrdenie rezervácie napríklad hovorí niečo iné, keď ešte nie je nič zaplatené, než keď hosť zaplatil celú sumu.

Predmety sa upraviť nedajú – sú nastavené pre každý jazyk, napr. „Platba za vašu rezerváciu — Chata pod Dubom“.

Krok 2: Otvorte šablónu

Kliknite na kartu (alebo jej šípku, Otvoriť šablónu). Otvorí sa editor s:

• Názvom a, keď má e-mail viac verzií, ponukou verzie. Pod názvom je riadok „Odosiela sa, keď…“ pre verziu, na ktorej ste.
• Text pre – prepínanie medzi Ubytovanie, Služba, Poukaz a Produkt. Ponúkajú sa len druhy, ktoré skutočne používate; editor sa otvorí na tom, ktorého máte najviac.
• Jazykové karty – pomenované vo vlastnom jazyku (Čeština, Deutsch). Karta označená · predvolený ešte ukazuje náš text.
• Samotným textom, vykresleným vnútri skutočného e-mailu – názov ponuky navrchu, pätička dole – takže ho upravujete tak, ako ho bude čítať hosť.

Krok 3: Napíšte svoj text

Kliknite do textu a píšte. Panel nástrojov má Tučné, Kurzíva, Odkaz a Odrážkový zoznam – nič iné, aby e-mail vyzeral správne v každej schránke. Odkaz otvorí malé okno pre webovú adresu alebo e-mailovú adresu. Vložený text sa vloží ako obyčajný text.

Vloženie údajov o rezervácii

Pomocou Vložiť údaj vložíte niečo, čo sa mení pri každej rezervácii. Kliknite na údaj a vloží sa tam, kde je kurzor, presuňte ho do textu, alebo napíšte { a vyhľadajte.

Pri službe sa skupina Pobyt zmení na Služba (bez adresy, termínu pobytu a odchodu – Dátum príchodu sa zmení na Dátum). Pri poukazoch a produktoch sa zmení na Produkt a Rezervácia sa zmení na Objednávka (Číslo objednávky namiesto Čísla rezervácie, bez Doplatku).

Váš e-mail je e-mail vášho účtu – odpovede hostí tam idú aj tak, ale hodí sa vo vete typu „Napíšte mi na …“.

Bloky, ktoré pridáme za vás

Sivé karty označené Pridané automaticky obsahujú časti, ktoré doplníme z rezervácie:

• Podrobnosti rezervácie – termíny, hostia, číslo rezervácie
• Cena a platby – rozpis ceny, čo je zaplatené a čo zostáva
• Tlačidlo platby – suma na zaplatenie a tlačidlo Zaplatiť
• Tlačidlo check-inu – tlačidlo check-inu a krátka poznámka, prečo je potrebný
• Položky objednávky – kódy poukazov, hodnota a platnosť

Každý blok musí v e-maile zostať – obsahuje to, čo hosť potrebuje, a v potvrdení aj to, čo vyžaduje zákon. Blok môžete posunúť hore alebo dole: presuňte ho, použite Posunúť vyššie / Posunúť nižšie, alebo ho vyberte a stlačte Alt+↑ / Alt+↓. Váš text môže byť nad blokmi, medzi nimi aj pod nimi.

Krok 4: Pridajte jazyk

Kliknite na + vedľa kariet. Najprv sú uvedené Jazyky vašich widgetov, potom Ďalšie jazyky. Nová karta začína naším predvoleným textom v danom jazyku, pripraveným na prepísanie. Naraz sa zobrazí najviac päť kariet; ostatné sú pod ešte N.

Odkaz na check-in a Pripomienka check-inu odchádzajú len v češtine, angličtine, nemčine a poľštine, takže iba tieto jazyky tam môžete pridať.

Jazyk odstránite tak, že nad jeho kartou prejdete myšou a kliknete na ×. Hostia v tomto jazyku potom opäť dostanú náš predvolený text.

Krok 5: Pozrite náhľad a pošlite si skúšobný e-mail

Kliknite na Náhľad v záhlaví. Uvidíte e-mail presne tak, ako sa odosiela – s predmetom navrchu a vrátane vašich neuložených zmien – vyplnený ukážkovou rezerváciou (hosť Jana Nováková, vaše prvé ubytovanie alebo produkt). Kliknutím na Úpravy sa vrátite späť.

V Náhľade Poslať testovací e-mail odošle túto verziu na váš vlastný e-mail účtu (predmet začína [Test]). Hosťovi nikdy neodíde.

Krok 6: Uložte

Kliknite na Uložiť. Každý jazyk, verzia a text pre, ktoré ste zmenili, sa uloží naraz a odvtedy hostia dostávajú váš text. Uloženie nikdy nikomu neodošle e-mail.

Ak editor zatvoríte s neuloženými zmenami, opýtame sa vás, či ich chcete Uložiť, alebo Zahodiť.

Návrat k nášmu textu

Na karte s vlastným textom kliknite v pätičke na Obnoviť predvolený text, potvrďte a potom Uložiť. Tento jazyk sa vráti na náš predvolený; vaše zmeny sa odstránia.

Aký text hosť dostane

Hosť dostane e-mail v jazyku, v ktorom rezervoval (jazyk vášho widgetu):

1. Váš text v tomto jazyku, ak ste ho napísali pre daný druh (ubytovanie, služba…) a verziu.
2. Inak náš predvolený text v tomto jazyku.
3. Inak angličtina – celý e-mail vrátane predmetu.

Váš text v jednom jazyku sa nikdy nepoužije pre iný. Ak ste napísali len česky, nemecký hosť dostane náš predvolený nemecký text.

Rezervácie, ktoré zadáte ručne, nemajú jazyk widgetu, takže ich e-maily odchádzajú v jazyku vášho účtu.

E-maily ku check-inu používajú jazyk, ktorý ste vybrali v Poslať e-mailom, inak jazyk widgetu rezervácie, inak váš.

Ako vaše e-maily vyzerajú

• Názov vašej firmy je tučným písmom navrchu, nad názvom ubytovania, služby alebo produktu – a podpisuje pätičku. Ak váš účet nemá názov firmy, zobrazí sa len názov ponuky.
• Tlačidlá platby a check-inu preberajú vašu farbu – primárnu farbu, ktorú vo svojich widgetoch používate najčastejšie, s bielym textom. Farba príliš svetlá na čítanie sa v tom istom odtieni stmaví, kým sa nedá ľahko čítať.
• Od ukazuje názov ubytovania, služby alebo produktu; Odpoveď na je e-mail vášho účtu, takže hosť, ktorý klikne na Odpovedať, píše priamo vám.
• Pätička uvádza, že e-mail bol odoslaný vo vašom mene cez Cabintale.com.

Prepínače, ktoré rozhodujú, či e-mail odíde

Šablóny určujú, čo e-mail hovorí. Či odíde, sa nastavuje inde:

• Posielať hosťom potvrdzovací e-mail – ubytovanie alebo služba → Upozornenia. Vypnuté znamená žiadne e-maily o žiadosti o rezerváciu, potvrdení ani doplatku pre dané ubytovanie. Zoznam šablón to ukazuje ako Neodosiela sa pre N ubytovaní.
• Posielať zákazníkom potvrdzovací e-mail – nastavenia produktu. Vypnuté znamená žiadne potvrdenie objednávky pre daný produkt.
• Poslať odkaz na check-in a Pripomenúť, ak údaje chýbajú – ubytovanie → nastavenia knihy hostí. Pozrite Online check-in hostí.

Riešenie problémov

Súvisiace návody

• E-mailové upozornenia – E-mailové upozornenia
• Online check-in hostí – Online check-in hostí
• Kniha hostí – Kniha hostí
• Jazyky a meny – Jazyky a meny
• Vzhľad a štýl widgetu – Vzhľad a štýl widgetu