Kniha hostí

Po dokončení tohto návodu budete mať pri ubytovaní zapnutú knihu hostí, budete vedieť, kam sa ukladajú údaje každého hosťa, ako sa počíta daň za ubytovanie a ktorý súbor si stiahnuť, keď si ho vyžiada obec alebo polícia.

Ako to funguje

Každá prijatá rezervácia pri ubytovaní so zapnutou knihou hostí sa stane pobytom v knihe. Každý pobyt má zoznam hostí. Hostia vyplnia svoje údaje cez odkaz na online check-in (pozrite Online check-in hostí), alebo ich zadáte vy. Cabintale skontroluje údaje podľa pravidiel krajiny ubytovania, vypočíta daň za ubytovanie a pripraví prehľady.

V knihe sa zobrazujú len potvrdené a zaplatené rezervácie. Žiadosti čakajúce na schválenie, zablokované dátumy a zrušené rezervácie nie.

Krok 1: Zapnite knihu hostí

Bočné menu → Ubytovania → vaše ubytovanie → karta Kniha hostí. (Karta sa zobrazí po uložení ubytovania.)

1. Zapnite Viesť knihu hostí pre toto ubytovanie.
2. Vyplňte Adresa ubytovania – tlačí sa na exportoch knihy hostí.
3. Hore na stránke kliknite na Uložiť.

Zvyšok tejto karty nastavíte v krokoch nižšie. Všetko sa ukladá spolu s ubytovaním.

Krok 2: Skontrolujte pravidlá

Karta Pravidlá ukazuje, čím sa kniha hostí pri tomto ubytovaní riadi – podľa jeho krajiny:

• Česká republika – štítok Pokryté. Údaje hostí a daň za ubytovanie sa riadia českým zákonom: čo musí každý hosť vyplniť, kto je od dane oslobodený, hlásenie cudzincov polícii a úradné tlačivá.
• Všeobecné pravidlá – štítok Všeobecné, pre každú inú krajinu. Základné údaje hostí (mená, dátum narodenia, štátna príslušnosť a doklad pri dospelých); pravidlá dane za ubytovanie si nastavíte sami. Bez hlásenia polícii.

Kliknutím na Podrobnosti si prečítate pravidlá v plnom znení, s právnymi zdrojmi a dátumom poslednej kontroly.

Krok 3: Nastavte daň za ubytovanie

V bloku Daň za ubytovanie:

• Obec – v Česku začnite písať a vyberte ju z oficiálneho zoznamu. Inde napíšte názov.
• Sadzba na osobu a noc – sadzba vašej obce. V Česku zákon povoľuje najviac 50 CZK. Ak daň za ubytovanie neexistuje, nechajte prázdne.

České ubytovania nastavujú aj:

• Hlásenie a platba – Každý mesiac, Každý štvrťrok alebo Každý polrok, podľa vyhlášky vašej obce.
• Splatné do dňa – deň v mesiaci po skončení obdobia, do ktorého je hlásenie a platba splatná.

České oslobodenia (deti do 18 rokov, hostia od 65 rokov, preukazy ZTP, pobyty nad 60 dní a ďalšie) sú zabudované – nenastavujete ich.

Ubytovania inde nastavujú aj:

• Oslobodení do veku – hostia mladší ako tento vek daň neplatia. Prázdne znamená 18; 0 znamená, že nie je oslobodený nikto.
• Najviac zdaňovaných nocí na pobyt – nechajte prázdne, ak nemá byť limit.

Nechajte hostí zaplatiť daň pri check-ine

Zapnite Hostia platia daň za ubytovanie pri check-ine, aby sa hostí pri check-ine pýtala aj daň. Ak má ubytovanie pripojenú platobnú bránu, hostia môžu platiť online alebo v hotovosti pri príchode; bez nej check-in hosťom povie, aby zaplatili v hotovosti pri príchode. Pozrite Online check-in hostí, čo hostia vidia.

Krok 4: Hlásenie polícii (české ubytovania)

Zahraniční hostia v českom ubytovaní sa musia hlásiť cudzineckej polícii cez Ubyport. V časti Hlásenie polícii vyplňte obe hodnoty zo svojej registrácie v Ubyporte:

• ID ubytovacieho zariadenia (IDUB) – 12 až 14 písmen alebo číslic.
• Skratka – presne 5 znakov.

Pod tým Oslobodenia, ktoré môžu hostia uplatniť uvádza oslobodenia, ktoré môžu hostia zaškrtnúť pri check-ine – Vek 65 rokov alebo viac a Preukaz osoby so zdravotným postihnutím (ZTP alebo ZTP/P). Zrušte zaškrtnutie pri tom, ktoré nechcete ponúkať. Každé uplatnenie potvrdzujete pri rezervácii (pozrite krok 6).

Krok 5: Nájdite svoje pobyty

Bočné menu → Kniha hostí. Panel uvádza každé ubytovanie so zapnutou knihou – pri každom Záznamy, Prehľady a Nastavenia. Pri viac než jednom ubytovaní ich Všetky záznamy navrchu ukazuje spolu.

Kniha ukazuje vždy jeden rok (rok zmeníte šípkami), zoskupený podľa mesiacov, od najnovšieho. Záhlavie každého mesiaca sčíta jeho pobyty, hostí, daň za ubytovanie a koľko hostí ešte chýba.

Každý riadok ukazuje hlavného hosťa a koľko ďalších, ich štátnu príslušnosť, koľko hostí je na nahlásenie polícii a koľko je nevyplnených, termíny, daň za ubytovanie a stav:

Pomocou Hľadať meno hosťa… nájdete pobyt podľa mena ktoréhokoľvek hosťa a filtrami Všetko, Nekompletné a Cudzinci zúžite zoznam. Kliknutím na riadok otvoríte rezerváciu.

Krok 6: Hostia v rezervácii

Otvorte rezerváciu → Hostia a check-in. Navrchu je Odkaz na check-in s Kopírovať odkaz a Poslať e-mailom – pozrite Online check-in hostí.

Pod ním má Zoznam hostí jeden riadok na hosťa. Začína jedným prázdnym riadkom pre každého hosťa v rezervácii – deti dostanú vlastné riadky, keď rezervácia používa jednotku hostí označenú Deti (do 18 rokov) (pozrite Jednotky hostí). Meno hlavného hosťa sa vyplní z rezervácie.

Každý riadok ukazuje hosťa, jeho krajinu (s Nahlásiť polícii pri cudzincoch v českom ubytovaní), Kompletné alebo Chýbajúce údaje a kto to vyplnil – Hosť alebo Vy.

Pridajte alebo opravte hosťa

Kliknite na Pridať hosťa, alebo na Upraviť pri riadku. Okno hosťa sa pýta na:

• Krstné mená, Priezvisko, Dátum narodenia
• Dospelý alebo dieťa – nastaví sa automaticky z platného dátumu narodenia
• Štátna príslušnosť
• Adresa pobytu
• Typ dokladu a Číslo dokladu – občiansky preukaz, pas, povolenie na pobyt alebo iný doklad. V českom ubytovaní môže byť dieťa aj V pase rodiča alebo Bez dokladu totožnosti.
• V českom ubytovaní pri cudzincoch: Účel pobytu a Číslo víza pri hostiach spoza EÚ, EHP a Švajčiarska
• Oslobodenie od dane za ubytovanie – pri deťoch sa nastaví automaticky z dátumu narodenia; pri ostatných oslobodených vyberte dôvod

Kliknite na Uložiť hosťa. Pobyt môže mať najviac 30 hostí.

Hosťa môžete odstrániť cez Odstrániť hosťa do dňa príchodu. Potom opravte namiesto toho jeho údaje.

Potvrďte uplatnené oslobodenie

Ak hosť pri check-ine zaškrtol oslobodenie – „Hosť uvádza, že má 65 rokov alebo viac a je oslobodený od dane.“ – skontrolujte jeho doklad pri príchode a v jeho okne kliknite na Potvrdiť oslobodenie. Dovtedy sa počíta ako platiaci.

História zmien

Keď je hosť kompletný, každá neskoršia zmena sa zapíše do Histórie zmien dole v okne: čo sa zmenilo, z čoho na čo, kto to zmenil (Vy, Hosť alebo Automaticky (Cabintale)) a kedy. Adresa, čísla dokladov a víz ukazujú len to, že sa zmenili, nikdy hodnoty.

Rezervácia, ktorú nemôžete odstrániť

Odo dňa príchodu je rezervácia s vyplneným hosťom súčasťou knihy a nedá sa odstrániť, kým sa jej osobné údaje neodstránia (pozrite Ako dlho knihu uchovávame). Pred príchodom odstránenie rezervácie odstráni aj jej zoznam hostí.

Daň za ubytovanie pri rezervácii

Karta Rozpis ceny pri rezervácii ukazuje riadok Daň za ubytovanie: sadzba × noci, ktoré každý platiaci hosť pobudne. Deti a oslobodení hostia sa počítajú ako nula. Keď ešte chýba dátum narodenia hosťa, suma je označená ~ odhad.

• Zapnite Pripočítať k cene, aby sa daň pripočítala k tomu, čo hosť platí – potom ide do platobných odkazov ako samostatný riadok.
• Ak sa daň neskôr zmení (pridaný hosť, potvrdené oslobodenie), riadok uvedie, že je zastaraný – kliknite na Aktualizovať.
• Rezervácia si ponecháva sadzbu, s ktorou vznikla, takže neskoršia zmena vašej sadzby sa existujúcich pobytov nedotkne.
• Daň za ubytovanie sa nikdy nezapočítava do vašich tržieb – patrí obci.

Keď hostia platia daň pri check-ine, každá platba sa zobrazí v tabuľke Platby pri rezervácii ako Daň za ubytovanie, „Pre obec, nie je súčasťou ceny rezervácie“, s riadkom Daň za ubytovanie zostáva zaplatiť alebo Daň za ubytovanie preplatená, keď sa sumy líšia. Tieto platby nikdy nemenia stav zaplatenia samotnej rezervácie. Kým hosť platí alebo už zaplatil daň pri check-ine, Pripočítať k cene sa odmietne, aby sa daň nikdy neúčtovala dvakrát.

Krok 7: Prehľady

Bočné menu → Kniha hostí → vaše ubytovanie → Prehľady. Vyberte Mesiac, Štvrťrok, Polrok alebo Rok. České ubytovanie sa otvorí na práve skončenom období s dátumom splatnosti.

Blok s daňou – Podklady pre obec pri českom ubytovaní, Daň za ubytovanie inde – ukazuje hostí, zdaňované a oslobodené osobonoci, daň na úhradu, tabuľku po mesiacoch a oslobodenia podľa dôvodu. Skontrolujte pred odoslaním uvádza pobyty, ktorých daň je ešte odhadom, s odkazom na každý. Cabintale pripraví čísla – hlásenie a platbu obci odošlete sami.

Stiahnutia

Pri súbore Ubyport kliknite na Skontrolovať a stiahnuť. Cabintale najprv skontroluje obdobie: hostia, ktorým chýbajú údaje potrebné pre Ubyport (s odkazom na každú rezerváciu), chýbajúce IDUB alebo skratka, alebo žiadni cudzinci na nahlásenie. Keď je všetko v poriadku, kliknite na Stiahnuť UNL a nahrajte ho do Ubyportu.

Ako dlho knihu uchovávame

Kniha hostí je vaša. Každý rok (pobyty s príchodom v danom roku) u nás zostáva do konca nasledujúceho roka – potom osobné údaje hostí odstránime. Čísla dane za ubytovanie zostávajú.

• Celý rok na stránke Prehľady stiahne jeden ZIP s oboma knihami pre každé ubytovanie plus README. Kým je rok ešte otvorený, Stiahnuť doteraz stiahne to, čo v ňom je.
• Každý január vám pošleme e-mail, že kniha za minulý rok je uzavretá, a prehľad ukazuje Stiahnite si knihu hostí, kým ju nestiahnete.
• Každý december pošleme poslednú výzvu: osobné údaje za predchádzajúci rok sa odstránia 31. decembra.

V Česku vám zákon ukladá uchovávať knihu 6 rokov, takže každý rok si ju stiahnite a bezpečne uložte.

Rušíte účet? Dostanete ďalších 90 dní na prihlásenie a stiahnutie knihy hostí. Potom sa odstráni spolu so zvyškom účtu.

Riešenie problémov

Súvisiace návody

• Online check-in hostí – Online check-in hostí
• Jednotky hostí – Jednotky hostí
• E-mailové šablóny – E-mailové šablóny
• Prijímanie platieb pri ubytovaní – Prijímanie platieb pri ubytovaní
• Prehľad rezervácií – Prehľad rezervácií